Digitale Kommunikation für Azubis: Die wichtigsten Regeln

Seid ihr euch manchmal unsicher, was online im Umgang mit Kollegen angebracht ist? Ob man immer eine E-Mail schreiben muss, oder ob auch eine Nachricht über Teams oder Slack ausreicht? Darf man seinem Vorgesetzen auf Instagram folgen oder kommt das nicht gut an? Wie verhalte ich mich in einer Videokonferenz? Und was kann man tun, wenn doch mal ein Missverständnis aufkommt?

 

Die Antworten auf diese und noch mehr Fragen findet ihr hier!

 

Die Unterschiede zwischen „normaler“ und digitaler Kommunikation

 

Ein respektvoller Umgang entsteht nicht nur durch euer Handeln, sondern auch durch das, was ihr sagt und wie ihr euch durch Mimik und Gestik ausdrückt. Die meisten Regeln, die bei einer Face-to-Face-Kommunikation gelten, gelten auch im Internet – wobei es dort schneller zu Missverständnissen kommen kann. Um das zu vermeiden, muss euch bewusst sein, dass euer Gegenüber eure Aussagen nicht immer genau so versteht, wie ihr sie meint. Alles, was nicht ausgesprochen wird, kann vom Empfänger unterschiedlich aufgenommen werden. Deshalb ist es wichtig, sich klar auszudrücken und die Art zu kommunizieren dem Kanal anzupassen, zum Beispiel E-Mail, Telefon oder Videochat.

 

Missverständnisse in der Kommunikation: Und jetzt?

 

Kommunikation wird erschwert, wenn man sein Gegenüber nicht sehen kann. Deshalb kommt es bei digitaler Kommunikation oft zu Missverständnissen. Im Zweifel ist es wichtig, dass Problem direkt anzusprechen und offen zu kommunizieren.

 

Ist ein Konflikt entstanden, ist ein kurzer Videoanruf oft sinnvoller als eine lange schriftliche Nachricht, da euer Gegenüber so eure Körpersprache „lesen“ kann. Emotionen können so leichter ausgedrückt und interpretiert werden.

 

Falls ihr jedoch ungerne in Konfliktsituationen mit der Person redet, sondern lieber schreibt, ist es wichtig, dass ihr das über einen privaten Chat tut. Überlegt euch eure Aussagen sorgfältig und achtet darauf, dass euer Gespräch zielführend ist und nicht zu noch mehr Missverständnissen und Konflikten führt.

 

Wann ist Jugendsprache erlaubt?

 

Dafür gibt es keine festen Regeln. Der Umgangston ist je nach Unternehmen und Abteilung unterschiedlich. Grundsätzlich wird unter den Azubis ein anderer Umgangston herrschen als gegenüber eher gleichrangigen Kollegen und Vorgesetzten. Je nach Umgang ist Jugendsprache also angebracht oder eben nicht. Hier solltet ihr lernen, euch an die Situation anzupassen oder im Zweifelsfall das Verhalten älterer Azubis und erfahrener Kollegen nachzuahmen.

 

Wie kommuniziere ich digital mit Kunden?

 

Bei der Kommunikation mit Kunden gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei der Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten. Doch vor allem beim Erstkontakt mit Kunden solltet ihr besonders vorsichtig sein. Wenn ihr direkt mit Kunden sprecht, achtet darauf, dass es sich bei eurem Gespräch um einen Dialog und keinen Monolog handelt. Lasst den Kunden also ausreden, aber stellt auch Fragen. Fragt vor allem regelmäßig, ob euer Gegenüber euch folgen kann, damit ihr nicht aneinander vorbeiredet. So drückt ihr Interesse aus.

 

Ironie bzw. übermäßiger Humor sowie Emojis sind in der schriftlichen Kundenkommunikation eher unangebracht, weil sie oft falsch interpretiert werden können.

 

Die wichtigsten Regeln für Online-Meetings

 

Durch Corona hat das Arbeiten im Homeoffice auch für Azubis an Bedeutung gewonnen. Online- Meetings, zum Beispiel über Teams oder Zoom, sind ein wichtiger Bestandteil. Aber selbst wenn ihr im Büro arbeitet, sind Online-Meetings von Bedeutung, da auch im Unternehmen derzeit keine größeren Meetings mehr möglich sind. Hierbei solltet ihr einige Regeln beachten.

 

Was sollte ich beachten, bevor das Online-Meeting beginnt?

 

• Zunächst solltet ihr die Technik überprüfen, bevor ihr teilnehmt.
• Außerdem solltet ihr im Homeoffice darauf achten, vor einem neutralen, aufgeräumten Hintergrund zu sitzen. Falls euch das nicht möglich ist, könnt ihr bei Teams einen Hintergrundfilter verwenden. Den könnt ihr unter den Einstellungen vor und während des Meetings auswählen.
• Falls ihr euren Bildschirm teilen müsst, ist es wichtig, einen aufgeräumten und übersichtlichen Desktop zu haben. Schließt zudem alle privaten Tabs in eurem Browser, falls ihr diesen teilen müsst.
• Außerdem solltet ihr darauf achten, alle Unterlagen, die ihr während eines Online-Meetings braucht, so abzuspeichern, dass ihr sie schnell findet und öffnen könnt.

 

Worauf muss ich bei der Kommunikation während Online-Meetings achten?

 

Hier muss man zunächst zwischen Telefon- und Videokonferenzen unterscheiden. Bei einer Telefonkonferenz solltet ihr vor allem auf eure Stimme achten. Euer Gegenüber kann eure Mimik und Körpersprache nicht sehen, es fehlt also eine Ebene der Informationsvermittlung. Ihr als Absender der Botschaft habt also nur die Stimme, um das zu vermitteln, was ankommen soll. Und auch der Empfänger der Botschaft kann sich nur auf das verlassen, was er gerade hört.

 

• Falls ihr etwas präsentieren müsst, solltet ihr euch vorher die wichtigsten Aussagen und Formulierungen überlegen, damit ihr nicht durch unklare Aussagen missverstanden werdet. Achtet zudem auf eine klare, deutliche Aussprache und redet nicht zu schnell.
• Bei einer Videokonferenz könnt ihr eure Stimme durch Gestik und Mimik unterstützen. Redet ihr gerade, solltet ihr dabei regelmäßig in die Linse schauen, denn das entspricht in etwa dem „in die Augen schauen“ eines normalen Gesprächs und signalisiert Interesse am Gegenüber.
• Spricht jemand anderes, lasst ihn immer ausreden. Wenn ihr eine Fragt habt, könnt ihr eure Hand heben, entweder per Knopfdruck in dem Programm, das ihr nutzt, oder einfach eure echte Hand. Richtet euch auch hier wieder nach den anderen Teilnehmern und passt euer Verhalten an.
• Der Dresscode ist bei einer Videokonferenz genauso wie im Büro: Zieht euch so an, wie ihr es im Büro auch tun würdet.

 

Was geht während eines Online-Meetings gar nicht?

 

• Unpünktlichkeit ist auch hier, wie bei einem Meeting vor Ort, ein absolutes No-Go. Falls ihr technische Probleme habt oder aus anderen Gründen nicht pünktlich am Online-Meeting teilnehmen könnt, gebt unbedingt frühzeitig Bescheid.
• Husten, Niesen, Räuspern oder andere Nebengeräusche stören im Meeting, vor allem, wenn mehrere Menschen teilnehmen. Schaltet während des Meetings also euer Mikrofon stumm, wenn ihr nicht redet.
• Stellt das Gerät, über das ihr an dem Meeting teilnehmt, am besten auf eine feste Unterlage an einem ruhigen Ort. So könnt ihr weitere Störgeräusche ausschließen.  
• Vermeidet es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, selbst wenn ihr euch nicht aktiv beteiligt. Das wirkt schnell unhöflich und falls ihr doch plötzlich etwas sagen sollt, seid ihr vielleicht unvorbereitet. Schaltet deshalb alle anderen Kommunikationskanäle aus, schließt euer E-Mail-Programm und stellt euer Handy auf Flugmodus.

 

Die wichtigsten Regeln für E-Mails und Chatnachrichten

 

Was muss ich bei E-Mails grundsätzlich beachten?

 

• Versucht, E-Mails innerhalb von zwei Werktagen zu beantworten, schneller, wenn es sehr dringend ist.
• Fasst euch kurz und präzise, lange Texte werden meist nur überflogen. Verwendet dennoch Höflichkeitsformeln und einen freundlichen Abschiedsgruß.
• Denkt daran, die E-Mail vor dem Abschicken nochmal Korrektur zu lesen. Rechtschreib- und Grammatikfehler erschweren den Lesefluss, können zu Missverständnissen führen und je nach Branche auch kein gutes Licht auf euer Unternehmen werfen: Wenn ihr zum Beispiel in einer Kommunikationsagentur lernt, erwarten die Empfänger eurer Mails, dass ihr euch gut und richtig ausdrücken könnt. Auch inhaltlich solltet ihr die Mail nochmals überprüfen.
• Schreibt ihr in der Mail von Anhängen, denkt daran, die Dateien auch tatsächlich anzuhängen – in einem Format, das der Empfänger öffnen kann. Bei Textdokumenten eignet sich zum Beispiel eine PDF.

 

Was sollte ich beim E-Mail-Verkehr grundsätzlich vermeiden?

 

• Vergesst nie die Anrede. Darüber hinaus machen ein falsch geschriebener Name oder ein vergessener Doktortitel gleich am Anfang eurer Mails einen schlechten Eindruck.
• Emojis, Smileys oder Abkürzungen solltet ihr in Mails vermeiden. Falls ihr euch nicht sicher seid, wann es okay ist, Emojis zu verwenden, solltet ihr euch diesen Artikel ansehen.

 

Welche Anrede ist passend?

 

• Die Anrede ist davon abhängig, wie gut ihr den Empfänger kennt. Die formellste Anrede ist „Sehr geehrte/r Frau/Herr“. Die solltet ihr vor allem verwenden, wenn ihr noch keinen Kontakt zum Empfänger hattet.
• Vertrauter ist die Anrede „Lieber/Liebe...“. Sie ist deutlich persönlicher und setzt meistens voraus, dass ihr euer Gegenüber schon länger kennt.
• Dazwischen liegt die Anrede „Hallo…“. Sie ist in der Kommunikation mit Kollegen akzeptabel, im Erstkontakt mit Kunden eher nicht. Denkt aber daran, dass nach dem „Hallo“ auf jeden Fall noch ein Name folgt. Schreibt ihr nur „Hallo“ und dann eure Nachricht, wirkt das sehr unpersönlich, weil sich der Empfänger auf den ersten Blick gar nicht angesprochen fühlt.
• Falls ihr euch nicht sicher seid, greift im Zweifel zur förmlichen Anrede und passt euch danach an euren Kommunikationspartner an. Wenn der plötzlich auf „Liebe/r“ wechselt, könnt ihr das auch tun.
• Sprecht ihr Menschen verschiedener Hierarchiestufen an, mit denen ihr unterschiedlich gut vertraut seid, ist es auch okay, Anreden zu mischen. Fangt dabei mit den Vorgesetzen an und arbeitet euch nach unten. Also: „Sehr geehrter Herr Schmidt, liebe Lisa, lieber Max“ usw.

 

Wie verwende ich den Betreff richtig?

 

Wählt einen klugen Betreff. Beim Erstkontakt sollte die Betreffzeile das Interesse des Empfängers wecken und widerspiegeln, worum es in der Mail geht. Bei bekannten Kontakten kann der Betreff den Inhalt schon möglichst präzise zusammenfassen, damit der Empfänger sogar weiß, was zu tun ist bzw. worin das Problem liegt, ohne die E-Mail zu öffnen. Wenn ihr wisst, dass der Empfänger viele verschiedene Aufgaben hat, nennt in der Betreffzeile auf jeden Fall das Projekt oder die Aufgabe, um die es geht.

 

An, Cc, Bcc: Wann verwende ich was?

 

An: Hier tragt ihr den oder die Hauptempfänger eurer Mail ein. Stellt euch immer die Fragen „Wen betrifft der Inhalt dieser Mail direkt? Und wer muss nur Bescheid wissen, was los ist?“ Alle, die direkt betroffen sind, packt ihr ins „An“-Feld, zum Beispiel die Kollegen, mit denen ihr an einer Aufgabe arbeitet. Ein Tipp, wenn ihr wisst, dass es in eurem Unternehmen extrem förmlich zugeht: Sortiert die Empfänger in derselben Reihenfolge, in der ihr sie in der Mail auch ansprecht (siehe oben). Es soll tatsächlich Vorgesetzte geben, die schlechte Laune kriegen, wenn sie am „falschen“ Platz stehen.

 

Cc: Hierhin kommen alle Adressen von Empfängern, die auf den Inhalt einer Mail nicht direkt reagieren müssen, die aber die Infos darin brauchen. Um beim Beispiel mit der Aufgabe zu bleiben: Wenn ihr euren Chef informieren wollt, dass ihr mit der Aufgabe vorankommt, setzt ihn in der Mail an euer Team „Cc“.

 

Bcc: Ihr könnt das Bcc-Feld verwenden, wenn ihr möchtet, dass die E-Mail-Adressen der Empfänger unsichtbar sind. Diese Funktion schützt die Privatsphäre. Die „Bcc“-Funktion solltet ihr entweder für alle Empfänger eurer Mail nutzen oder für gar keinen – verzichtet darauf, einige Adressen sichtbar und andere unsichtbar einzutragen. Denn sowas kann einen ganz schlechten Eindruck machen, weil es so aussieht, als ob ihr jemandem etwas verheimlichen wollt.   

 

Wann sollte ich überhaupt eine E-Mail schrieben?

 

• Kundenkontakt läuft in den allermeisten Fällen per E-Mail. E-Mails sind inzwischen quasi ein offizieller Kanal und gelten in den meisten Fällen als gleichwertig zu Papierdokumenten – zum Beispiel bei Aufträgen durch einen Kunden oder wenn ihr euch über Details eines Projekts abstimmt.
• Höhere Vorgesetzte, zu denen ihr das erste Mal Kontakt habt, solltet ihr auch eher per Mail anschreiben. Hier werdet ihr wahrscheinlich aber angeschrieben. Oder ihr bekommt den Auftrag, die Vorgesetzten anzuschreiben, über eine andere Person, die euch dann genauere Anweisungen geben wird.
• Falls ihr eine Nachricht mit einem großen Anhang verschicken möchtet, solltet ihr auch das am besten per E-Mail machen.

 

Und wann reicht eine Chatnachricht?

 

• Möchtest du andere Azubis fragen, wo ihr euch zur Mittagspause trefft? Dann kannst du einfach über eine Chatsoftware schreiben, wenn euer Unternehmen Teams, Slack oder eine ähnliche App nutzt. Wahrscheinlich gibt es sogar eine Gruppe, in der sich nur die Azubis eures Unternehmens treffen.  
• Habt ihr einen Artikel auf einer Seite entdeckt, der gut zu einem Thema passt und dessen Link ihr gerne mit eurer Abteilung teilen würdet? Auch hier könnt ihr den Link per Chat in die entsprechende Gruppe stellen.
• Auch Feedback zu Vorträgen oder Präsentationen, die über eine Chat- oder Videokonferenz-Software stattgefunden haben, könnt ihr im selben Kanal verschicken.

 

Die genannten Fälle stellen keine festen Regeln dar, sondern Vorschläge. Sie sollen dir die Entscheidung erleichtern, wann es angebracht ist eine E-Mail oder eine Chatnachricht zu schreiben. Auch in diesem Fall könnt ihr euch daran orientieren, wie eure Kollegen euch kontaktieren.

 

Die wichtigsten Regeln für Social Media

 

Sollte ich meine Social-Media-Kanäle lieber privat stellen?

 

Grundsätzlich müsst ihr euch entscheiden, ob eure Profile bei Instagram, TikTok oder Twitter öffentlich oder privat sein sollen. Beides hat Vor- und Nachteile. Es ist sinnvoll, euer Profil öffentlich zu halten, wenn ihr möchtet, dass euer zukünftiger Arbeitgeber Content findet, der eure Bewerbung positiv beeinflussen kann. Zum Beispiel, weil ihr euch darin mit Themen auseinandersetzt, die dem Unternehmen wichtig sind oder weil ihr Eigenschaften demonstriert, die in eurem Ausbildungsberuf wichtig sind. Allerdings solltet ihr dann genau darauf achten, welchen Content ihr postet, teilt oder liket.

 

Wie kann Social Media bei der Bewerbung helfen?

 

Euer Ziel als potenzieller Azubi ist es, euch positiv darzustellen. Während der Bewerbungsphase ist es also gut, gezielt Dinge zu posten, die der Wunsch-Arbeitgeber bei der Suche nach eurem Namen im Internet finden soll. Wenn ihr schon eine Social Media-Reichweite habt, könnt ihr euere Profile angeben und als Referenz nutzen, um zu zeigen, dass ihr Erfahrung in dem Bereich habt. Passend sind Arbeitsproben und Erfahrungen, z.B. von Schulprojekten, einer Sprachreise oder sozialem Engagement. Es ist wichtig, dass ihr auf den Arbeitgeber einen sympathischen und offenen Eindruck macht, der zu den Ansprüchen passt, die das Unternehmen an seine Nachwuchskräfte stellt.

 

Oft ist es allerdings schwierig, seinen eigenen Social Media-Auftritt objektiv zu beurteilen. Fragt doch mal Leute in eurem Umfeld nach ihrer ehrlichen Meinung, die vielleicht sogar selbst in dem Bereich arbeiten, in dem ihr gerne arbeiten möchtet.

 

Welche Inhalte sind angebracht und welche nicht?

 

Bevor ihr euch für eine Ausbildung bewerbt, solltet ihr einen eigenen Background-Check durchführen. Googelt einfach euren Namen, um zu erfahren, welche Bilder und Artikel angezeigt werden. Jetzt könnt ihr entscheiden, ob die Bilder eure Persönlichkeit und wie ihr gerne gesehen werden würdet widerspiegeln. Falls Bilder angezeigt werden, die ein schlechtes Licht auf euch werfen, solltet ihr diese lieber archivieren oder löschen.

 

Um zu entscheiden, welches Bild ihr löschen sollt, fragt euch, ob ihr dem Arbeitgeber von dem Ereignis erzählen würdet oder eher nicht.

 

Welche Inhalte sollte ich auf keinen Fall posten?

 

• Ironische oder missverständliche Kommentare, Captions oder Tweets solltet ihr löschen oder privat stellen. Vor allem im Bewerbungsprozess ist es besser, die sichere Variante zu wählen. 
• Beleidigende und diskriminierende Aussagen solltet ihr unbedingt unterlassen, selbst wenn sie nur als Witz an einen Freund gerichtet sind.
• Auch Partys, Drogen und Alkoholkonsum solltet ihr auf keinen Fall auf eurem Profil präsentieren. Achtet darauf, dass ihr auch nicht auf Partybildern verlinkt seid, die auf eurem Profil zu sehen sind.
• Urlaubsbilder ab und zu sind vollkommen okay. Der Feed sollte aber nicht so wirken, also wärt ihr ständig im Urlaub und hättet kein Interesse daran zu arbeiten.

 

Denkt daran, dass es nicht reicht, sicher hinter Fake-Namen zu verstecken und zu hoffen, dass eure Identität geheim bleibt. Nur weil euer Benutzername nicht eurem echten Namen entspricht, könnte man den Account z.B. durch die Verknüpfung mit eurer Handynummer finden.

 

Darf ich in Social Media über mein Unternehmen reden?

 

Das solltet ihr mit eurem Ausbilder abklären. Negative Äußerungen über das Unternehmen sind natürlich ungünstig – wenn ihr etwas kritisieren wollt, tut das im Unternehmen und nicht in der Öffentlichkeit. Positive Äußerungen über euren Ausbildungsbetrieb dagegen lassen das Unternehmen gut dastehen – aber auch dabei müsst ihr klären, ob eure privaten Postings zu der Kommunikationsstrategie passen, die die meisten Unternehmen haben. Wenn ihr guten Content macht, kann es dann sogar sein, dass das Unternehmen euch unterstützt.

 

Welche Inhalte gehen während der Ausbildung nicht?

 

Während der Ausbildung gilt weiterhin: Poste nur Dinge, von denen du deinem Vorgesetzten erzählen würdest. Das heißt, keine negativen Äußerungen über den Betrieb und kein Bashing gegen Kollegen. Wenn es zu Konflikten kommt, solltet ihr diese privat oder im Unternehmen klären und nicht nach außen tragen.

 

Negative Nachrichten über das Unternehmen – wie Finanzprobleme – solltet ihr nicht posten und nicht teilen oder liken, wenn ihr sie anderswo lest. Aber auch gute Nachrichten, zum Beispiel einen neuen Großauftrag, dürft ihr nicht von euch aus posten. Wartet, ob das Unternehmen dazu etwas offiziell verkündet und verbreitet es dann über eure Social Media-Kanäle.

 

Wie schaffe ich es, mein privates Ich von meinem beruflichen zu trennen?

 

Falls ihr während der Ausbildung Social Media verwendet, kann es schwierig werden, eure privaten Social Media-Kanäle komplett privat zu halten. Wenn ihr Social Media zum Networking nutzen möchtet, aber trotzdem euren Account privat halten wollt, ist es sinnvoll, sich einen Zweitaccount anzulegen. Diesen könnt ihr dann nur für berufliche Zwecke nutzen und z.B. euren Kollegen folgen.

 

Soll ich meinen Kollegen und Vorgesetzten folgen?

 

Da kommt es zum einen auf die Plattform an, die ihr nutzt, zum anderen auf euer Verhältnis zur jeweiligen Person. Sich bei LinkedIn mit einem Kollegen zu verknüpfen, wirkt anders, als dessen auf privat gestellten Instagram-Account anzufragen.

 

Hat die Person ihr Profil als privat eingestellt, seht lieber davon ab, sie anzufragen. Es hat sicher einen Grund, dass das Profil nicht für jeden einsehbar sein soll. Ist das Profil öffentlich, dann schaut euch die geposteten Inhalte an und achtet darauf, ob auch andere Kollegen der Person folgen.  Außerdem kommt es immer darauf an, wie gut ihr den Kollegen kennt. Wenn ihr euch unsicher seid, was angebracht ist, achtet darauf, wie die anderen Mitarbeiter miteinander verknüpft sind oder wartet ab, bis ihr von ihnen angefragt werdet. Vor allem bei Vorgesetzten solltet ihr darauf warten, dass sie euch anfragen.