Feedbacks: mal regelmäßig, mal ad hoc
Je nach Unternehmenskultur sind Feedbackgespräche fester Bestandteil des Miteinanders, oder sie stehen nur dann an, wenn etwas schiefgelaufen ist. Entsprechend unterschiedlich fallen die Gefühle aus, wenn man eine Einladung zum Feedbackgespräch erhält. Gut ist dann auf jeden Fall, dass ein Termin für den Austausch geblockt ist. Denn ein bloßer Zuruf oder ein Schlagabtausch zwischen Tür und Angel ist kein professionelles Feedback.
Typische, regelmäßige Feedback-Anlässe sind:
- Etappen bei der Einarbeitung und das Ende der Einarbeitungszeit
- Jahres- und/oder Quartalsgespräche, um Ziele und Wünsche zu formulieren und zu checken
- Bei großen Projekten: Meilensteine und Projektabschluss
- In agilen Teams: Zur agilen Arbeitsweise gehört eine bestimmte Meetingkultur mit einer jeweils festgelegten Agenda. So sollen Daily Stand-ups (kurze Meetings im Stehen) aufzeigen, wo aktuell der Schuh drückt. Und in der Retrospektive diskutiert das Team, wie es sich nach den Erfahrungen aus dem fertigen Projekt künftig besser aufstellen kann.
Auslöser für Ad-hoc-Feedbacks können sein:
- Eine Beförderung steht an.
- Eine Leistung ragt positiv heraus oder ist plötzlich schlechter geworden.
- Jemand braucht Unterstützung oder hat wichtige Fragen.
- Es gibt einen Konflikt.
- Ein Compliance- oder Arbeitssicherheitsvorfall löst Gesprächsbedarf aus.
Die Vorbereitung des Feedbacks ist entscheidend
Im Job dient ein Feedback dem Ziel, die Zusammenarbeit oder Ergebnisse zu verbessern. Darum verdient ein solches Gespräch eine gute Vorbereitung. Dazu zählt:
- sich das präzise Ziel des Gesprächs und die Hauptpunkte zu notieren,
- den richtigen Zeitpunkt und Ort zu finden – das ist nicht immer dann und dort, wo der Gesprächsbedarf entsteht,
- positiv und konzentriert ins Gespräch zu gehen.
Die Dos & Don´ts beim Feedbackgeben
Um beim Gegenüber keine unnötigen Abwehrreaktionen auszulösen, gibt es einige Dos & Don´ts.
„Gerade wenn es um ein gravierendes Thema geht, ist es wichtig, das Gespräch zu einem geeigneten Zeitpunkt an einem ruhigen Ort zu führen. Beide Seiten sollten sich vorbereiten. Es ist hilfreich, sachlich zu beschreiben, was genau einem aufgefallen ist und warum es Klärungsbedarf gibt. Ein gereizter Ton und Verallgemeinerungen hingegen wirken unmotivierend.“
Dos & Don´ts beim Feedbackgeben
| Dos | Don´ts |
|---|---|
| Mit Vorwürfen anfangen. | Positiv ins Gespräch einsteigen. |
| Anklagender Ton und Du-/Sie-Botschaften (Sie arbeiten viel zu unselbständig.). | Ich-Botschaften (Ich wäre froh, wenn ich Ihnen mehr Verantwortung für bestimmte Aufgaben überlassen könnte.). |
| Verallgemeinerungen und unpassende Zusammenhänge (Immer muss man bei Ihnen nacharbeiten. / Neulich haben Sie doch auch ...) | Präzise und sachlich bleiben. (Bei der Montage neulich ist mir aufgefallen, dass Sie dem Neuling eine zu schwere Aufgabe gegeben haben. Das führte zu Fehlern.) |
| Nonstop reden. | Rückfragen stellen und zuhören. |
| Mit Maßregelungen oder vorgefertigten Lösungen aufwarten. | Gemeinsam Lösungsvorschläge diskutieren und beschließen. |
| Ohne Ergebnis auseinandergehen. | Das Gespräch zusammenfassen, Follow-up planen. |
Mit negativem Feedback umgehen
Ein Lob lässt man sich gern gefallen. Das gilt für schlechtes Feedback nicht. Faire und unfaire, berechtigte und unberechtigte Kritik auseinanderzuhalten, ist der erste Schritt. Erfolgt das Feedback konstruktiv und wertschätzend, kann man daran wachsen und sich verbessern.
Um das Beste aus dem negativen Feedback zu machen, empfehlen sich die folgenden Schritte:
- Abstand gewinnen: Erstmal ein wenig Zeit vergehen lassen, statt emotional zu reagieren. Den Bezug zur Arbeit bewusst machen und das Feedback nicht persönlich nehmen.
- Faktencheck: Was ist dran an dem negativen Feedback? Was ist tatsächlich vorgefallen? Was sind die Kernaussagen und Absichten Feedbacks? Wo könnte ein Missverständnis oder der Fehlablauf entstanden sein?
- Perspektivwechsel: Wie sieht die Situation aus der Sicht des Gegenübers aus? Wie blicken andere wichtige Beteiligte darauf? Was sind ihre berechtigten Wünsche?
- Rückfragen: Unklarheiten beseitigen.
- Unberechtigte Aussagen ausräumen: Lastet ein unberechtigter Vorwurf auf Ihnen, bringen Sie dies in einem Klärungsgespräch vor und begründen dies sachlich.
- Selbst konstruktiv werden: Vorschläge machen. An sich arbeiten.
- Bei destruktivem Feedback: Grenzen aufzeigen. Beleidigungen oder maßlose Kritik muss man nicht erdulden. Ist kein zivilisierter Ton möglich, dann empfiehlt es sich, das Gespräch später fortzusetzen, gegebenenfalls mit einem Moderator.
„Manche Menschen haben einfach nicht gelernt, Feedback zu geben. Oder sie gehen mit der Haltung ins Gespräch, dass sie selbst immer alles richtig machen. Wählen sie dann noch einen verletzenden Ton, ist es schwer, ihre Kritik überhaupt anzunehmen. Eine vermittelnde, moderierende Person ins Boot zu holen und sich auf Regeln zu einigen, kann die Situation lösen.“
Professionelles Feedback ist Übungssache
Keinem Menschen ist professionelles Feedback in die Wiege gelegt. Selbst Führungskräften, bei denen Feedbackgespräche zum Job gehören, fehlen manchmal das Know-how und die Übung darin. Somit steht hinter unangenehmer Gesprächsführung nicht immer eine böse Absicht.
Wer
- über sein eigenes Feedback nachdenkt und es verbessert,
- öfter um Feedback bittet,
- resilienter und konstruktiver wird,
zieht mehr Gewinn aus Feedbackgesprächen.
Expertin Miriam Schöpp vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) rät, in Feedbackgesprächen nach vorn zu schauen, um Lösungen zu finden. Wer das Gefühl hat, dass die Unklarheiten zu groß oder Aufgaben zu schwer sind, sollte sich nicht scheuen, um Unterstützung oder um bessere Einarbeitung zu bitten, zum Beispiel durch Kolleginnen oder Kollegen, die vor Kurzem in der gleichen Situation waren.
